单位印章都有哪些种类和使用规范?

单位印章的种类和使用规范如下:

一、单位印章的种类

单位印章主要分为五种:

  1. 公章:公司对外事务处理的主要印章,用于工商、税务、银行等外部事务处理,具有法律效力。在公司的重要文件、合同、证明等上面加盖公章,代表着公司的正式认可和承诺。
  2. 财务专用章:主要用于公司财务相关事务,如出具票据、支票等。在财务交易中,该印章具有重要的作用,通常被称为银行大印鉴。
  3. 合同专用章:主要用于公司签订合同时加盖,以证明合同的真实性和合法性。在合同签订过程中,该印章的使用能够保护公司的合法权益,避免合同纠纷。
  4. 法定代表人章:是公司法定代表人的专属印章,用于特定的用途,如公司出具票据时加盖。该印章通常称为银行小印鉴,代表着公司法定代表人的身份和权力。
  5. 发票专用章:在开具发票时需要加盖的印章。它的使用能够确保发票的真实性和合法性,便于公司进行财务管理和税务申报。

二、单位印章的使用规范

  1. 刻制与备案

    • 刻制单位印章时,通常需要携带税务登记证副本、营业执照副本和法人身份证等相关证件,先到公安局登记备案,取得公安局开出的证明后,再到指定的地点刻章。
    • 公章、财务专用章、合同章需要在工商登记部门备案。
  2. 使用范围

    • 公章:凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。
    • 财务专用章:通常与银行打交道时会用到,如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外,也会用于财务往来的结算等。
    • 合同专用章:在单位对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表单位,单位需承受由此导致的权利义务。
    • 法定代表人章:用于公司有关决议、银行有关事务办理的时候用。如果单独使用就代表法人自己,如果与公章一起使用就代表公司行为。
    • 发票专用章:在购买和开发票时,需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。根据《发票管理办法实施细则》的规定,通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。
  3. 保管与交接

    • 印章的日常保管应本着既严格管理,又方便使用的原则,确保企业正常的工作秩序不受影响。
    • 公司印章应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。
    • 印章管理人员离职时,须办理归还印章手续,作为全部移交工作的重要一部分。
  4. 用印手续

    • 使用公司印章或高级职员名章时,应先填写“公司印章申请表”,在表中写明申请事项,征得部门经理同意后连同需盖章文件一并交印章管理人,报总经理批准。
    • 印章主管人在审查之后,经过批准程序后,应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以便查考。
  5. 用印方法

    • 公司印章应盖在文件正面。若必须在文件的空白页上盖章,则应在盖章处注明“此页无内容”。盖印文件必要时应盖骑缝章。
    • 公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外,一般盖于公司名称、部门名称、分部、分公司名称的右侧,并压住名称字体。公司名章与职务名章并用时盖于名称中间或竖写名称下方,职务名章盖于职务名称的右下方(竖写时盖于下方)。
    • 盖公司名章除特殊规定外,一律用朱红印泥。
  6. 其他注意事项

    • 严格控制或禁止在空白文件上盖印章。印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意。
    • 对变更或撤销的部门或公司及时处理相关印章。企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录。
    • 如公司印章被私刻、盗窃或丢失的,公司应当及时向公安机关报案,追究相关人员的法律责任,并书面通知有关第三方或登报公示。

单位印章是单位进行各种法律活动的重要凭证,因此必须严格按照上述使用规范进行管理和使用,以确保单位的合法权益不受损害。

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