香港公司年审需要准备的材料和流程如下：
一、所需材料
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公司基本资料
- 公司注册证书：证明公司在香港的合法注册信息。
- 商业登记证：证明公司合法经营的证照，相当于公司的营业执照。
- 公司章程：公司的基本法律文件，若公司有过章程的修改，需提供最新版本。
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股东及董事信息
- 股东及董事的最新名单：需提供截至年审日公司股东及董事的最新信息，确保与当前实况相一致。
- 股东及董事的身份证明材料：包括身份证或护照复印件，用于确认公司管理层的身份。
- 股东及董事的住址证明：通常为居住地的水电费账单或其他官方文件，以证明其住址。
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周年申报表
- 首次年审：填写NNC1表格，记录公司成立时的基本信息，如股东、董事等。
- 后续年审：填写NAR1表格，记录公司的最新结构信息，包括股东、董事、公司秘书、注册地址等变更情况。
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其他文件
- 公司尽职调查表（KYC）：了解公司的业务性质和运营情况，确保公司符合相关法律法规。
- 公司上一年度变更信息的全部资料：如果公司在上一年度内有任何变更，如股东、董事、注册资本、注册地址等，需要提供相关的变更文件。
- 上一年度的财务报表：包括资产负债表、损益表等，用于证明公司的财务状况。
- 法定秘书相关材料：如法定秘书及注册地址证明、服务协议、注册地址租赁协议（如适用）等。
- 付款凭证：如年检费用支付记录，转账凭证或发票。
二、年审流程
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准备年审材料
- 根据上述所需材料清单，提前准备好所有年审所需的文件和资料。
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提交周年申报表
- 公司需向香港公司注册处提交周年申报表（NAR1表格），以更新公司最新信息。
- 提交时间：必须在公司成立周年日开始，于公司成立周年日后42天内结束。
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商业登记证续期
- 公司需向香港税务局商业登记署申请新的商业登记证，并缴纳相应的费用。
- 提交时间：可以于公司成立周年日前1个月开始，但必须在公司成立周年日后1个月内结束。
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缴纳登记费和领取新证
- 向香港税务局商业登记署缴纳商业登记费（目前约为2200港币），并领取新的商业登记证。
- 商业登记证续期完成后，需将新证展示在公司办公室的显眼位置。
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等待审核结果
- 香港公司注册处和税务局会审核公司提交的年审资料。
- 如果审核通过，注册处和税务局会发放最新的注册文件及商业登记证（线上提交的会将电子版本证书发送到公司预留的邮箱）。
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妥善保管文件
- 公司在收到年审完成后的文件后，需要妥善保管，因为这些文件在公司其他业务方面也是必须要提交的，比如银行账户年检、对外投资合作、审计报税等。
请注意，香港公司年审是一项重要的法定程序，必须按时完成。如果逾期未提交年审文件或未及时更新资料，将导致罚款，并可能对公司及其董事产生法律后果。因此，建议公司提前规划好年审时间，并准备好所有必要的文件和资料。如有需要，可以委托专业的秘书公司协助办理年审手续。